Trainingsbestanden zijn een eenvoudige manier om TalkMate meer kennis te geven over jouw bedrijf, zodat ze klantvragen met vertrouwen kan beantwoorden.

Wanneer een Trainingsbestand gebruiken

Een trainingsbestand is ideaal voor informatie waar TalkMate tijdens gesprekken naar kan verwijzen, zoals:

Prijslijsten of dienstmenu’s
Bedrijfsinformatiebladen (beleid, FAQ’s, over ons, enz.)
Details over diensten (bijv. “Volledig pakket inclusief wasbeurt, knipbeurt en nagelverzorging”)
Seizoensacties of speciale aanbiedingen
Lidmaatschappen of pakketdetails

Zie een trainingsbestand als de naslagbibliotheek van TalkMate.

Wat niet opnemen

Het is belangrijk dat een trainingsbestand geen script wordt. Voeg dus niet toe:

Instructies over hoe TalkMate moet praten of klinken
Richtlijnen voor gespreksafhandeling (zoals “als beller X zegt, doe Y”)
Als/dan-scenario’s of beslisbomen
Interne procesnotities die alleen voor jouw team bedoeld zijn

TalkMate volgt géén stap-voor-stap instructies in trainingsbestanden. Ze gebruikt ze alleen als kennisbron om vragen te beantwoorden.

Hoe maak je een goed Trainingsbestand

Houd het kort (1–3 pagina’s aanbevolen)

TalkMate werkt het beste met korte, duidelijke trainingsbestanden van maximaal 1–3 pagina’s.
Lange documenten (10+ pagina’s) maken de AI minder nauwkeurig omdat er te veel context tegelijk verwerkt moet worden.

Heb je meer informatie of een complexe use-case?
Neem dan contact op met ons team—wij helpen graag bij het slim structureren voor optimale prestaties.

Volg deze tips zodat TalkMate je bestand effectief kan gebruiken:

Gebruik eenvoudige bestandsformaten

Spreadsheets (CSV/Excel) of platte tekstbestanden werken het beste.
Vermijd PDF’s, afbeeldingen of documenten met veel opmaak.

Houd het overzichtelijk en gestructureerd

Gebruik koppen om informatie in secties op te delen.
Markdown-stijl koppen zijn ideaal (bijv. ## Diensten, ## Beleid).
Schrijf in korte bulletpoints of rijen in plaats van lange paragrafen.
Schrijf afkortingen volledig uit — TalkMate begrijpt ze anders niet.
Controleer spelling en grammatica zorgvuldig.

Eén idee per regel

Zet ieder product, dienst of beleid in een eigen rij of bulletpoint.
Stop niet meerdere onderwerpen in één zin.

Wees consistent

Gebruik altijd dezelfde termen voor hetzelfde (bijv. altijd “Volledige montage,” niet soms “Complete montage”).
Vermijd herhaling van dezelfde informatie op meerdere plekken.

Voorkom tegenstrijdigheden

Zet nooit twee verschillende prijzen of beleidsregels voor dezelfde dienst.
Als iets verandert, update of vervang het oude bestand zodat alleen de nieuwste versie beschikbaar is.

Denk als een klant

Vraag jezelf af: “Als een klant hiernaar vraagt, heeft TalkMate dan de juiste info om te antwoorden?”
Neem de details op waar klanten het vaakst naar bellen (prijzen, openingstijden, dienstdetails, beleid).

Het is prima om veel informatie in één bestand te zetten, zolang het duidelijk en overzichtelijk blijft. Hoe beter georganiseerd, hoe nauwkeuriger TalkMate antwoordt.

Voorbeelden van Trainingsbestanden

Voorbeeld: Dienstenlijst Installatiebedrijf

✅ Goed (Spreadsheet-indeling)

Dienst	Prijs	Beschrijving
CV-ketel onderhoud	€95 per beurt	Jaarlijkse controle, schoonmaak en afstelling
CV-ketel storing verhelpen	€120 starttarief	Inclusief eerste uur arbeid, excl. onderdelen
Nieuwe CV-ketel installatie	Vanaf €2.200	Inclusief plaatsing, inbedrijfstelling en afvoer oude ketel
Airco onderhoud	€85 per beurt	Controle koelmiddel, filters schoonmaken, systeemtest
Airco installatie	Vanaf €1.500	Inclusief binnen- en buitendeel, montage en uitleg gebruik
Loodgieterswerk spoedservice	€150 starttarief	Binnen 2 uur ter plaatse bij lekkages en verstoppingen
Zonnepanelen plaatsen	Vanaf €4.000	Compleet systeem, inclusief panelen, omvormer en aansluiting meterkast

❌ Niet goed (Ongestructureerde tekst)

Wij doen alles op installatiegebied, van cv-ketels tot zonnepanelen. Een onderhoudsbeurt van de cv kost €95 en een nieuwe ketel ongeveer €2.200. Airco’s doen we ook, prijzen liggen rond de €1.500. Voor spoedgevallen rekenen we €150 en zonnepanelen starten rond de €4.000.

Het spreadsheet werkt beter omdat:

Elke dienst een eigen rij heeft
Prijzen duidelijk en consistent zijn
Extra details kort en direct zijn

Voorbeeld: Bedrijfsinformatie Installatiebedrijf

✅ Goed (Georganiseerd document)

Over ons

Installatiebedrijf De Vries is sinds 1998 actief in de regio Den Haag en omstreken. Wij leveren betrouwbare oplossingen voor verwarming, koeling, loodgieterswerk en duurzame energie. Ons team van gecertificeerde monteurs staat 24/7 klaar voor zowel particuliere als zakelijke klanten.

Werkwijze en Kwaliteit

Gecertificeerde monteurs met vakdiploma’s (o.a. STEK en VCA)
Gebruik van A-merken voor ketels, airco’s en zonnepanelen
Altijd vrijblijvende offertes vooraf
Nooddienst beschikbaar buiten kantooruren
Garantie van 2 jaar op alle installaties

Beleid

Storingen: bij spoed binnen 2 uur ter plaatse
Facturatie: betaling binnen 14 dagen na factuurdatum
Annuleringen: uiterlijk 24 uur van tevoren doorgeven
Garantievoorwaarden: onderdelen vallen onder fabrieksgarantie, arbeid 2 jaar

Acties

Onderhoudscontract: vanaf €12 per maand inclusief jaarlijkse beurt en storingsdienst
Aanbrengkorting: €250 korting bij het overstappen naar ons onderhoudscontract
Subsidieadvies: wij helpen klanten gratis bij het aanvragen van ISDE-subsidies voor zonnepanelen en warmtepompen

❌ Niet goed (Ongestructureerde tekst)

Wij bestaan al sinds 1998 en doen van alles, zoals cv-ketels, airco’s, zonnepanelen en loodgieterswerk. Bij spoed zijn we er snel en je kunt ook onderhoudscontracten afsluiten vanaf een paar tientjes per maand. Facturen moeten op tijd betaald worden en annuleren kan tot een dag van tevoren. We geven vaak korting bij overstappen en helpen ook met subsidies.

Waarom dit minder goed is:

Alle onderdelen door elkaar
Geen duidelijke kopjes
Prijzen en voorwaarden verstopt in lange zinnen

👉 Conclusie: Houd je trainingsbestand overzichtelijk, kort en gestructureerd. Gebruik koppen, tabellen of bulletpoints. Richt je op klantgerichte informatie en vermijd instructies voor TalkMate zelf.